Cinco estrategias para la gestión eficiente de instalaciones

De la mano de la consultora ERA Group, especializada en el asesoramiento estratégico empresarial y en la optimización de costes, analizamos en las siguientes líneas cómo las empresas pueden descubrir áreas de optimización ocultas en la gestión de instalaciones.

Muchas empresas gestionan un gran número de proveedores, lo que dificulta aún más la trazabilidad de los gastos

La inflación y el alza de los precios están obligando a las organizaciones a adaptarse a presupuestos cada vez más ajustados, enfrentándose al reto de maximizar los recursos. Este panorama también impacta en los costes asociados a la gestión de instalaciones, que según datos de ERA Group, consultora especializada en la optimización de costes y la gestión de proveedores, se han incrementado entre un 20% y un 70%.

Tanto para las empresas que cuentan con equipo interno como las que externalizan estas funciones, una buena estrategia de facility management es clave para mantener la eficiencia operativa sin comprometer la calidad del servicio. En dicho escenario, destaca la necesidad de soluciones proactivas y eficaces que no solo respondan a los desafíos puntuales, sino que también ofrezcan ahorros sostenibles. A continuación, se detallan un total de cinco estrategias.

1. Evaluación de contratos y proveedores

Realizar revisiones periódicas de las condiciones acordadas permite identificar ineficiencias, detectar oportunidades de ahorro y mejorar la calidad de los servicios. Con esta información es posible renegociar precios y ajustar los términos según las necesidades actuales, lo que contribuye a liberar recursos. Además, muchas empresas gestionan un gran número de proveedores, lo que dificulta aún más la trazabilidad de los gastos. Simplificar la base de proveedores puede generar economías de escala y facilitar esta gestión.

2. Implementación de tecnología avanzada

Se espera que el número de edificios con tecnologías inteligentes alcance los 115 millones en 2026, un aumento del 150% respecto a 2022, según los datos de un estudio de Juniper Research. En la gestión de instalaciones destacan los sistemas de Gestión Energética (BMS - Building Management Systems), que monitorizan y controlan aspectos como la iluminación, el aire acondicionado, la calefacción y el consumo energético en tiempo real. 

También los Sistemas de Seguridad Inteligente, como cámaras de vigilancia con tecnología de reconocimiento facial, sensores de movimiento, y controles de acceso automatizados. Estas herramientas ofrecen múltiples ventajas, como la reducción del consumo energético, un mantenimiento preventivo y predictivo, una optimización de los recursos humanos y un incremento en la eficiencia operativa.

3. Eficiencia energética

La reducción del consumo energético no solo mejora los resultados financieros, también refuerza el compromiso con la sostenibilidad. Además de evaluar a tu actual proveedor de energía y analizar los patrones de consumo en busca de eficiencias, es importante promover un uso responsable de la energía entre los empleados y usuarios del edificio. 

La detección temprana de averías permite programar intervenciones, evitar costes elevados y prolongar la vida útil de los equipos

4. Mantenimiento predictivo

Esta estrategia proactiva permite anticipar posibles fallos en los equipos e infraestructura de los edificios. Mediante la detección temprana de averías, se programan las intervenciones necesarias, evitando reparaciones costosas y prolongando la vida útil de los equipos. Este enfoque preventivo también minimiza las interrupciones en la actividad.

5. Análisis de datos para decisiones informadas

Gracias al análisis de datos, es posible aprovechar la información generada por los sistemas de gestión para identificar patrones de uso y comportamiento. Esto facilita la toma de decisiones estratégicas y la implementación de ajustes operativos, como sustituir vigilancia presencial por seguridad tecnológica durante horas de bajo riesgo o ajustar los horarios de reparto de mercancías para mejorar la eficiencia operativa.