26/03/2020
Por Nicholas Bahr (Gestión de Riesgos Operativos de DuPont Sustainable Solutions)
PLAN DE RECUPERACIÓN de las empresas tras la crisis provocada por el Covid-19
Se está perdiendo un tiempo muy valioso para planificar la recuperación. Se está perdiendo un tiempo muy valioso para planificar la recuperación.

La preocupación, tanto por frenar el impacto social del Covid-19, como por mitigar su impacto económico, continúa centrando la atención de los empresarios. Sin embargo, la naturaleza cambiante de esta pandemia demanda a los ejecutivos una agilidad y creatividad extremas.

Mientras se debate la posibilidad de que los empleados trabajen desde casa y el impacto en las cadenas de suministro, se está perdiendo un tiempo muy valioso para planificar la recuperación. Y es que, aunque la mayoría de los negocios se encuentren actualmente en la fase de respuesta a la emergencia, no es pronto para empezar a planificar la fase de recuperación.

Se está perdiendo un tiempo muy valioso para planificar la recuperación

Nos queda mucho por conocer sobre el coronavirus y su impacto económico. ¿Empezará a remitir la transmisión del virus al terminar la temporada de la gripe en el hemisferio norte? ¿Habrá una recuperación en un plazo relativamente corto con la vuelta a la normalidad en los negocios o provocará la pandemia una recesión global? Según evoluciona la situación y se van desplegando los planes específicos de continuidad de prevención y respuesta por parte de los negocios, es vital que los empresarios deriven asimismo cierta atención hacia cómo volverán a su plena capacidad.

Un estudio reciente sobre Gestión de Riesgos Operativos, llevado a cabo por DuPont Sustainable Solutions (DSS), reveló que los empresarios están dando prioridad a la gestión inmediata de la crisis y no se están preparando para la recuperación a largo plazo. Mientras que un 70% de los líderes de la industria confían en que su plan de interrupción del negocio los protegerá de los efectos inmediatos en una situación crítica, el 25% no está seguro de la calidad de ese plan y un 33% admite que existe la posibilidad de que un solo fallo puede hacer que todo el plan se venga abajo. Esto nos hace pensar que las empresas no están suficientemente preparadas para los impactos de la pandemia actual.

Los empresarios están dando prioridad a la gestión inmediata de la crisis y no se están preparando para la recuperación a largo plazo

Esta falta de preparación puede anticipar la desaparición de la compañía. Según la Agencia Federal de Gestión de Emergencias de los Estados Unidos, más de un 40% de los negocios quiebran tras sufrir una crisis y, entre los que lo hacen, solo un 29% sigue activo después de dos años.

¿Cómo puede recuperarse su compañía de la pandemia del coronavirus?

Ocúpese de las personas

En cualquier actividad, las personas son el recurso más importante; por eso deben ser la prioridad máxima. Durante la fase de respuesta a la emergencia, es importante que las empresas establezcan un canal de comunicación frecuente y potente con todos los empleados, incluyendo un mecanismo de comprobación para saber si los empleados o sus familias se han visto infectados o afectados por el virus.

El trabajo remoto total o parcial, con una parte de los empleados que trabajen desde la oficina y el resto desde casa. Los negocios tienen que ser sensibles a las familias de los empleados y su seguridad y salud. Sea proactivo y proporcione con frecuencia consejos a las familias sobre cómo continuar protegiéndose mejor en casa y en público y evitar la re-contaminación. La mayoría de las personas reciben noticias sobre su salud de las redes sociales, espacio muy susceptible a los rumores y la desinformación. Ningún empleado puede funcionar adecuadamente si está atemorizado por lo que pueda pasar a su familia.

Al planificar la fase de recuperación, desarrolle protocolos que garanticen que los empleados están sanos antes de volver a la oficina. Y proporcione un entorno seguro y saludable para cuando vuelvan. Todos los lugares de trabajo y los equipos deberían esterilizarse para garantizar que no se produce una nueva transmisión.

Establezca un sistema de gestión claro

Una de las máximas prioridades en la planificación de la recuperación es tener un modelo claro de gestión que dé preferencia a una toma de decisiones rápida. Esto es especialmente importante en empresas grandes y jerarquizadas, con multitud de procedimientos. Debería establecerse un Comité Ejecutivo de Recuperación (CER) que establezca responsabilidades en cascada dentro de la corporación, con comités de organización regionales y locales. Cada uno debería tener autoridad para tomar, a nivel local y según vaya siendo preciso, decisiones relativas al personal y a los recursos. Esté preparado para una recuperación por fases. Lo más normal es que pase un tiempo antes de volver a operar por completo; esto significa que necesita estar preparado para hacer que la gente y las actividades se retomen de forma estructurada, planificada y razonada. Juegue con varios escenarios y bloqueos que le ayuden a prepararse.

Lleve a cabo nuevas evaluaciones de riesgos

Dada la inseguridad de esta pandemia –su transmisibilidad y estacionalidad, por ejemplo– es crítico que las compañías vuelvan a hacer cualquier evaluación de riesgos establecida, utilizando tres escenarios diferentes:

  1. Un plazo de uno o dos meses de circulación del virus y un impacto financiero a corto plazo en la compañía.
  2. Más de dos meses de impacto del virus y una ralentización de la economía global.
  3. Una pandemia de mayor alcance y una recesión global sostenida.

La evaluación de riesgos debería centrarse primero en las operaciones de negocio críticas – lo que incluye en particular a las personas. Deberían comprenderse en su totalidad las implicaciones humanas, financieras, tecnológicas y operativas en cada escenario. Por ejemplo, en una compañía de alimentación, las empresas deberían garantizar que se lleva a cabo una esterilización completa de todos los recursos durante el periodo de recuperación para gestionar proactivamente cualquier preocupación sobre la contaminación del producto. Y deberían estar preparados para demostrarlo, evitando así dudas o temores del público.

Se trata de evaluaciones distintas a la evaluación de impacto durante la fase de respuesta y deben ser llevadas a cabo como un ejercicio aparte.

Desarrolle un punto de vista realista sobre los parones en la cadena de suministro y las implicaciones para el cliente

La pandemia ha ocasionado el caos en las cadenas de suministro de muchas empresas. Por ejemplo, Hyundai paró su producción en Corea del Sur debido a la escasez de piezas fabricadas en China, eso antes de que el coronavirus tuviera impacto en su propio país. Incluso Apple, que factura una cuarta parte de sus ingresos en China, ha cerrado temporalmente sus tiendas y plantas de montaje y se enfrenta a problemas de suministro de sus cadenas, debido a que 290 de sus 800 proveedores están establecidos en China .

A medida que más compañías tomen medidas para contener la expansión del virus, habrá recortes de suministros más acusados y de mayor alcance. Por tanto, es crítico que las compañías se planteen un panorama realista del suministro que cabe esperar de sus proveedores habituales y qué podrían buscar en otras fuentes para seguir proporcionando sus productos según los objetivos de producción. Las empresas deben ser optimistas con respecto a su capacidad de suministro, por lo que los esfuerzos para plantear un escenario realista son primordiales. Las compañías no solo se enfrentan a problemas de cumplimiento de sus proveedores, también el transporte de mercancías podría tener un impacto aún mayor.

Al mismo tiempo, las empresas deben también proporcionar proyecciones realistas a sus clientes, sin sobredimensionarlas. Es natural que las compañías quieran tranquilizar a sus clientes, pero si no se ajustan a la realidad perderán su confianza. Podría haber escasez de plantilla, si la plantilla continuara en cuarentena o recuperándose de la enfermedad o tuviera asuntos familiares relacionados con ella.

Revise los riesgos operativos y la integridad de los recursos

En cualquier cierre no planificado, se dan riesgos inherentes a la nueva puesta en marcha; de hecho, es probable que se quintupliquen los accidentes de seguridad durante el arranque con respecto a las operaciones normales . Para mitigar estos riesgos, debería llevarse a cabo una evaluación completa del reinicio con todos los riesgos críticos, para asegurar la integridad de todos los recursos y procesos antes del reinicio.

En cualquier cierre no planificado, se dan riesgos inherentes a la nueva puesta en marcha

Las políticas y procedimientos también deberían actualizarse y documentarse en su totalidad. Podría ocurrir que algunos de los recursos no se conserven según lo planificado, por lo que hay que comprobarlos por completo de acuerdo con todos los procedimientos de bloqueo/arranque. Y antes del arranque se debe llevar a cabo cualquier trabajo de mantenimiento. Los procedimientos de control que se hayan digitalizado también deberían ser comprobados. Por último, se debe llevar a cabo una revisión de seguridad detallada previa al arranque.

Utilice productivamente el tiempo de parón

Según se ralentizan o se llegan a parar las operaciones, existe una oportunidad de aprovechar la plantilla que está en casa para maximizar los preparativos de sus operaciones para la etapa de recuperación. Se pueden actualizar procedimientos y formación; revisar la planificación de contratistas y reclutar potenciales nuevos contratistas para completar el trabajo durante el arranque; crear listas de comprobación para el arranque; llevar a cabo la planificación de personas y cómo encajar la plantilla con la escalada de las operaciones.

Se trata también de un momento ideal para que la mano de obra adquiera conocimientos sobre cómo gestionar mejor y mitigar los riesgos operativos, desplegando una formación virtual o módulos de eLearning de calado.

Céntrese en la comunicación externa

Si el virus ha causado impacto en su empresa –sea a un empleado, que se haya confirmado la transmisión en el lugar de trabajo, una cuarentena impuesta o incluso la percepción de que la empresa no ha hecho lo suficiente– la reputación de la compañía podría verse perjudicada. En ese caso, se deben desplegar medidas proactivas para dar seguridad a todos los clientes, stakeholders, miembros de la organización y público en general.

El público externo quiere saber qué ha ocurrido, qué esfuerzos se han llevado a cabo para mitigarlo y cómo puede garantizar la compañía que será capaz de actuar según se espera de ella. Al mostrar que la empresa está dispuesta a “entrar en funcionamiento” de nuevo, reafirma a empleados, comunidades e inversores, contribuyendo así a mejorar unas perspectivas económicas más amplias.

Conclusión

Si bien muchas compañías creen que están preparadas para responder a un parón de las actividades, no se dedica suficiente tiempo a la recuperación. Y esto es más importante incluso en el caso del coronavirus, porque la respuesta se mezcla con la recuperación.

Nunca es demasiado pronto para empezar a planificar la recuperación. Las acciones recomendadas en este documento deberían ser una extensión de los esfuerzos de respuesta, más que una iniciativa nueva o aparte. Si bien puede ser el mismo equipo quien ejecute el trabajo, los esfuerzos de recuperación son distintos de los esfuerzos de respuesta a la emergencia. En la fase de respuesta, el objetivo es limitar el impacto en sus empleados y las operaciones.

Nunca es demasiado pronto para empezar a planificar la recuperación

En la recuperación, el foco se pone en retomar las funciones críticas del negocio rápidamente y minimizando la pérdida de clientes. Es crítico que las compañías se centren a fondo en la planificación de la recuperación y hagan que el riesgo se convierta en oportunidad, estando preparadas y siendo proactivas.

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